Boa parte do sucesso de uma empresa se deve às pessoas que dela fazem parte. Por isso, é essencial valorizar seus colaboradores. Uma das formas é manter em dia e em ordem a folha de pagamentos. Isso contribui não só para o engajamento do seu pessoal, mas também para a saúde financeira da empresa como um todo.

Os reflexos de uma boa gestão da folha de pagamentos ficam mais evidentes quando as pequenas e médias empresas começam a crescer e, consequentemente, aumentam o quadro de funcionários, tornando mais complexos os processos salariais.

Se você pretende manter a saúde financeira da sua empresa e honrar os compromissos salariais no prazo correto, sem eventuais surpresas nos cálculos, siga essas dicas valiosas que separamos para você:

1) Fique atento às alterações no quadro de funcionários

Dependendo do perfil da empresa, as mudanças no quadro de funcionários podem ser frequentes, e por isso, é primordial ficar atento às alterações de valores que podem ocorrer em função de contratações, demissões, promoções, comissões, alteração de benefícios, aumentos salariais, entre outros fatores. Só assim é possível manter os cálculos atualizados e corretos, evitando surpresas a cada fechamento da folha.

2) Planeje-se para o fim do ano

O pagamento do benefício do 13º salário dos funcionários pode comprometer o fluxo de caixa da empresa neste período se não for feito um planejamento adequado desde o início do ano. Para quem tem muitos funcionários, este valor extra pode pesar bastante se a empresa não tiver se preparado financeiramente.

3) Controle de perto os horários da jornada de trabalho

Para as empresas com mais de 10 funcionários a lei exige que se faça o registro de ponto de forma manual, mecânica ou eletrônica, e o relatório das horas deve ser assinado pelo funcionário no final de cada mês. Agora se a sua empresa tem menos funcionários, não pense que este controle deve ser deixado de lado. Ao contrário, ele é necessário para que a folha de pagamentos reflita a realidade das horas trabalhadas por cada funcionário durante o mês, servindo de base para o cálculo do salário e dos benefícios.

A escolha de um sistema de controle de horas confiável pode fazer a diferença numa boa gestão da folha de pagamentos. Se você quiser optar por um ponto eletrônico, isso pode agregar eficiência e agilidade ao processo, pois ele calcula de forma automática as horas trabalhadas, horas extras, atrasos e ausências.

4) Determine uma rotina para a entrega dos holerites

Os holerites são documentos que contém a discriminação dos valores que compõem a remuneração mensal de cada trabalhador da empresa no que diz respeito ao salário, aos benefícios, gratificações, comissões, deduções entre outros.

A entrega mensal do holerite para os funcionários é uma obrigação legal da empresa, que se for feita de forma organizada e sem atrasos, pode gerar uma rotina benéfica para todos. Isso porque, além dos funcionários se sentirem confiantes em relação à empresa em que trabalham, os setores responsáveis para organização destes documentos terão plena consciência dos prazos que devem ser cumpridos a cada mês, evitando possíveis contratempos trabalhistas.

5) Mantenha um backup de todos os documentos

Vale ressaltar que, pelas regras de fiscalização trabalhista e previdenciária toda empresa deve manter cópias impressas ou arquivadas dos documentos referentes à folha de pagamento. Isso ajuda a organizar o setor responsável pelos pagamentos e auxilia em eventuais auditorias ou processos trabalhistas.

Essas informações também são essenciais para a administração do negócio como um todo e precisam estar acessíveis aos gestores no momento do planejamento financeiro da empresa, para que se possam fazer as análises e previsões adequadas que irão auxiliar nas tomadas de decisões.

6) Tenha a tecnologia como sua aliada

A tarefa de calcular as remunerações mensais de cada funcionário pode ser bastante complicada quando envolve o pagamento de bônus e comissões variáveis ou descontos a cada mês.

Sendo assim, é muito vantajoso adotar um software faça todos esses cálculos de forma automática, evitando erros e otimizando os processos.

Ou então, escolha um escritório de contabilidade sério e confiável, como a Fit Contábil, que possa fazer a gestão da sua folha de pagamentos de forma correta e organizada, mantendo a sua empresa alinhada com as exigências trabalhistas e previdenciárias. Para auxiliar na gestão desse processo, conte conosco!

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