Uma das maiores dificuldades dos pequenos empresários é organizar e administrar as finanças da empresa, para que ela consiga se manter saudável e gerar lucro. Aqueles que fazem um acompanhamento mais detalhado, criterioso e rotineiro dos processos financeiros com certeza têm mais chances de prosperar.
Isso ocorre porque terão uma visão melhor sobre os custos de insumos e matérias-primas, farão o cálculo correto dos preços de venda, conseguirão fazer uma projeção dos lucros mais assertiva além de se programar adequadamente para novos investimentos.
Mas essa realidade só será possível se o empresário realmente tiver a consciência de que é necessário fazer um controle detalhado do seu fluxo de caixa, ou seja, das suas despesas e receitas. Ter as informações só na cabeça ou desorganizadas, não irá ajudar o seu negócio a crescer.
Se não há um processo adequado para registro das informações financeiras, fica muito difícil calcular o capital de giro, programar as datas de pagamento e recebimento e inclusive reduzir impostos.
Para ajudá-lo a organizar suas despesas e receitas de forma fácil, nós selecionamos algumas dicas que você não pode deixar de ler!
Onde registrar as informações
Fazer um controle realmente detalhado é o que mais importa. Você pode fazê-lo utilizando planilhas no Excel. Elas são ideais para quem tem um pequeno negócio, sem um grande volume de informações para gerenciar.
Outra opção bastante interessante é utilizar um software de gestão financeira. Ele acaba se tornando indispensável quando a empresa começa a crescer a o volume de dados sobre despesas e receitas aumenta. O uso desse tipo de sistema costuma proporcionar uma boa economia de tempo na gestão das finanças e ajuda a minimizar possíveis erros.
Outra possibilidade é fazer todos os registros à mão mesmo, à moda antiga, com lápis e caderno, porém a chance de se perder nos registros e nas contas é muito maior.
E atualmente com o acesso à internet, você tem à disposição uma série de sistemas e aplicativos online, muitas vezes gratuitos, e modelos de planilha para esse tipo de controle que não compensa manter os registros apenas no papel.
Mas a decisão de onde registrar suas finanças fica a seu critério, lembre-se que você precisa ter acesso fácil a essas informações, para um registro prático e rápido de novos dados ou alterações, para que tudo esteja sempre correto e atualizado.
Fazendo o controle
Depois de escolher onde você irá fazer o seu controle financeiro, você irá registrar diariamente os seguintes itens:
- Saldo inicial
Este é o valor inicial do seu controle financeiro, que indica o quanto você tem disponível, sem levar em conta os valores que irão entrar ou que serão deduzidos.
- Entradas
Estes são os valores que você recebe pela venda dos seus produtos ou serviços. Além do valor de cada entrada, é necessário registrar a data do recebimento, a sua origem e a forma de pagamento utilizada (dinheiro, cheque, depósito ou cartão de crédito).
- Saídas
Aqui você faz o registro de todos os pagamentos que precisam ser efetuados, indicando sempre o destino deste pagamento, a data e a forma que este pagamento será efetuado. É importante também você separar estas saídas em “despesas fixas” e “despesas variáveis”. Isso facilita a visão das projeções de gastos da sua empresa
Em despesas fixas você irá registrar os valores relacionados a itens como aluguel, folha de pagamento, fornecedores fixos ou por contrato, entre outros.
Já nas despesas variáveis ficam os valores relacionados às despesas que sofrem variação de valores ou que são eventuais, como por exemplo, as comissões de vendas, as contas de luz, água e telefone, os gastos materiais de escritório, e outros mais.
- Saldo operacional
É o valor resultante da diferença entre os valores de entradas, menos os valores de saídas, numa respectiva data ou período estipulado. Essa informação ajuda na avaliação financeira do dia-a-dia, permitindo acompanhar periodicamente o comportamento dos recebimentos e gastos.
- Saldo final
É o valor obtido da soma dos saldos inicial e operacional, que vai indicar o quanto a receita do seu negócio cresceu, ou o quanto de margem do saldo inicial foi perdida, caso o saldo operacional tenha sido negativo.
Dicas importantes para não errar
- Como já dissemos em outros momentos, é essencial que o empresário não misture as finanças da empresa com as finanças pessoais.
- Só contabilize como entrada os valores efetivamente recebidos. Registrar como valores ainda não compensados como saldo positivo podem atrapalhar o seu controle financeiro.
- Crie um processo de cobrança eficiente para que os pagamentos em atraso sejam recebidos com agilidade, evitando prejuízos à empresa.
- Faça o acompanhamento das movimentações bancárias para garantir que todas as informações de recebimento de depósitos, transferências e saques estão devidamente registradas no fluxo de caixa.
- Mantenha as informações diariamente atualizadas para evitar incompatibilidades ou erros na gestão financeira.
- Utilize sempre as informações obtidas a partir do seu controle financeiro para fazer projeções, estabelecer metas e planejar o futuro do seu negócio
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